1
Udostępnień
Pinterest Google+

Kolejna część o tym, jak napisać e-mail. Nie myśl, że to oczywiste oczywistości – pisanie maili dla niektórych to tajemna sztuka, przez co pozwalają sobie pisać nieczytelne wiadomości – niby bez hieroglifów, a i tak nie masz pojęcia, co ten baran od Ciebie chce. Dlatego edukujmy naród!

Ostatnio pisałam o tym jak maila zaczynać, teraz przejdziemy do części po przecinku i enterze.

Przedstaw się!

Ja wiem, że krysia88supcio@buziaczkizpodrozy.pl brzmi nadzwyczaj indywidualnie i niewiele osób może pisać z takiego maila. Ale nic lepiej nie usprawnia komunikacji, jak krótka formułka, np.:

„Dzień dobry,

nazywam się Amanda Waliszewska z bloga hakierka.pl, piszę w sprawie…”

może być mniej oficjalnie, jak:

„Cześć,

tu Amanda z bloga hakierka.pl, piszę w sprawie…”

Jednak jeżeli piszesz do kogoś maila, przedstaw swoje imię, nazwisko i czym się zajmujesz. Zdarza mi się pomijać nazwisko, bo niewielu ludzi zna kogoś o imieniu „Amanda”, jest to dużo bardziej charakterystyczne niż moje nazwisko. Ale jeżeli dzieci nie śmiały się w dzieciństwie z Twojego imienia (ze mnie akurat nikt się nie śmiał), albo Ci nie wierzyły (to już prędzej), to zawsze wskazuj swoje nazwisko.

Piszę w sprawie…

Wylej teraz potok słów. Te wodospady pierdolet, smutków, żalów i wątpliwości. Te całe lorem ipsum. Ok, już? Wygląda to tak, jak poniżej?

Lorem ipsum dolor sit amet enim. Etiam ullamcorper. Suspendisse a pellentesque dui, non felis. Maecenas malesuada elit lectus felis, malesuada ultricies. Curabitur et ligula. Ut molestie a, ultricies porta urna. Vestibulum commodo volutpat a, convallis ac, laoreet enim. Phasellus fermentum in, dolor. Pellentesque facilisis. Nulla imperdiet sit amet magna. Vestibulum dapibus, mauris nec malesuada fames ac turpis velit, rhoncus eu, luctus et interdum adipiscing wisi. Aliquam erat ac ipsum. Integer aliquam purus. Quisque lorem tortor fringilla sed, vestibulum id, eleifend justo vel bibendum sapien massa ac turpis faucibus orci luctus non, consectetuer lobortis quis, varius in, purus. Integer ultrices posuere cubilia Curae, Nulla ipsum dolor lacus, suscipit adipiscing. Cum sociis natoque penatibus et ultrices volutpat. Nullam wisi ultricies a, gravida vitae, dapibus risus ante sodales lectus blandit eu, tempor diam pede cursus vitae, ultricies eu, faucibus quis, porttitor eros cursus lectus, pellentesque eget, bibendum a, gravida ullamcorper quam. Nullam viverra consectetuer. Quisque cursus et, porttitor risus. Aliquam sem. In hendrerit nulla quam nunc, accumsan congue. Lorem ipsum primis in nibh vel risus. Sed vel lectus. Ut sagittis, ipsum dolor quam.

Super, skreśl to. Już wiesz, o co Ci chodzi. Spraw teraz, aby ktoś inny to zrozumiał. Skróć ten cały ogromny akapit do jednego zdania, w którym znajdziesz jakiś wspólny mianownik dla wszystkich Twoich problemów, np.:

„(…)piszę w sprawie przedmiotu Postępowania Administracyjnego, mam następujące pytania:

1.

2.

(…)”

Albo

„(…)piszę w sprawie zakupów  w sklepie internetowym AleżDrogo.pl”

czy

„(…)piszę w sprawie problemów z serwerem XxX.pl”.

Znajdź temat. Ja wiem, że pisząc do promotora możesz pomyśleć, że on nic poza użeraniem się ze studentami nie robi. A możliwe, że czeka na maila od wydawcy swojej kolejnej nudnej książki, od swoich doktorantów, od studentów, którzy zadupili kolokwium czy od dziekana z informacją o braku funduszu i zamknięciu jego katedry. Niech wie kim jesteś już na początku. Tak samo blogerzy – może ktoś do nich pisać ws. współpracy i oferować milion jenów, a może ktoś pisać z egzystencjalnym problemem. No warto sobie nie robić nadziei, że to akurat ten ktoś z milionem.

Numeruj!

Masz pewność, że ktoś odpowie na każde Twoje pytanie, bo nie zniknie ono wśród lorem ipsum, a będzie wskazane na checkliście. Jest to niezwykle istotne, jak potrzebujesz szybkiej odpowiedzi od wiecznie zapracowanej osoby. Tak samo, jak ludzie którzy zawsze klikają w posty takie, jak „5 sposobów na…”, to tak ten zapracowany Janusz uzna Twojego maila za atrakcyjnego graficznie i najprostszego do odhaczenia. Toż to wygląda jak kwestionariusz, aż świerzbi, aby odpowiedzieć! Zobacz:

„1. Czy jest możliwość, aby Wasza firma została sponsorem biegu mrówek indonezyjskich przez centrum Katowic?

2. Jeżeli tak, proszę o wysłanie logotypu firmy, jaki zostanie umieszczony na koszulkach mrówek oraz na podium.

3. Szykujemy catering, proszę wskazać wymagania.”

Odpowiedź:

„Ad. 1 tak

Ad. 2 w załączniku

Ad. 3 gluten free, lactose free, gmo free, atkins approved”

 

Czekam na Twoje uwagi, bo na pewno je masz ;]

W kolejny wtorek spodziewaj się kolejnego artykułu z serii sprawnych maili o tym, jak dobrze kończyć.

Inne porady dotyczące maili pod hasztagiem #sprawnymail

Jesteś ciekaw/a zdania swoich znajomych? Udostępnij ten artykuł!

Poprzedni artykuł

Wykopki Internetowe odc. 2 Tęczowy Terminator na dronie

Następny artykuł

Jak Janusz Biznesu odkrył Design Thinking?